Aufgabe

Girl Scouts of Japan ist eine landesweite Organisation, die aus 47 Ortsgruppen und etwa 40.000 Mitgliedern besteht. Sie ist Mitglied der World Association of Girl Guides and Girl Scouts (WAGGGS), der größten ehrenamtlichen Bewegung für Mädchen und junge Frauen. Die Girl Scouts-Organisation unterstützt und befähigt Mädchen und junge Frauen, durch außerschulische Bildung ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Für Girl Scouts of Japan als landesweite Organisation gestaltete es sich schwierig, eine klare Kommunikation zwischen den Mitgliedern aufrechtzuerhalten. Mit ihren zahlreichen Gruppen und Mitgliedern unterschiedlichen Alters benötigte die Organisation ein effizientes und sicheres Geschäftssystem, um zu gewährleisten, dass alle Gruppen koordiniert und die personenbezogenen Daten Minderjähriger sicher gespeichert werden. Sie ist die Dachorganisation für Ortsgruppen und ihre Akten enthalten personenbezogene Daten zu den Mädchen und jungen Frauen in jedem Trupp und jeder Ortsgruppe sowie zu den erwachsenen Leitern. Da die Standorte über das ganze Land verteilt sind, ist es wichtig, die Wirksamkeit von Aktivitäten zu kontrollieren und auszuwerten. Die Truppleiter und Ortsgruppen geben Girl Scouts of Japan Rückmeldungen zu Teilnehmerzahlen, zur Häufigkeit der Ereignisse und zu anderen wichtigen Messwerten, um für eine möglichst effektive Organisation zu sorgen. Aufgrund der begrenzten Ressourcen benötigten die Girl Scouts of Japan eine Lösung, die landesweit problemlos an den verschiedenen Standorten ihrer Ortsgruppen implementiert werden konnte.

Geschichte

Girl Scouts of Japan hat mit dem „Pfadfinderinnengeist“, ohne Angst etwas Neues auszuprobieren, die Produkte von Google for Nonprofits eingebunden, um die Effizienz in den vielen Ortsgruppen und ‑verbänden zu steigern. Zuerst setzte die Organisation Google Workspace ein, um die Geschäftsabläufe in ihren Ortsgruppen miteinander abzustimmen. Durch die Einbettung von Formularen auf ihrer Website kann sie Girl Scouts-Mitgliedern mithilfe von Google Formulare E-Learning-Programme anbieten. E-Learning-Programme boten einer größeren Anzahl von Mitgliedern die Möglichkeit, Wissen über die Arbeit von Pfadfinderinnen und Fähigkeiten zur Entwicklung von Führungskompetenzen zu erwerben. Das Girl Scouts-Programm gibt es seit über einem Jahrhundert, doch die Organisation Girl Scouts of Japan hat ihre Arbeit modernisiert und hilft Mädchen und jungen Frauen mit Google Formular-Quizzen dabei, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu verbessern und dabei Abzeichen von Ortsgruppen im ganzen Land zu erhalten.

Die Mitarbeiter von Girl Scouts of Japan haben unterschiedlich ausgeprägte technische Kenntnisse. Mit Produkten wie Google Formulare und Tabellen können sie problemlos Informationen teilen und erhalten ohne manuelle Eingaben Zusammenfassungen von Daten. Girl Scouts of Japan ist eine Dachorganisation für Ortsgruppen, die auch Stämme genannt werden. Dank Google Workspace können Dokumente jetzt nur für die Nutzer freigegeben werden, die für den jeweiligen Ortsverband Zugriff haben sollen – auf diese Weise können die Datenschutzmaßnahmen verbessert werden. Da Dateien jetzt mit allen Ortsgruppen geteilt werden können, kann jeder Trupp seine Best Practices, Teambildungsaktivitäten und andere Aktivitäten teilen, um die Arbeit von Girl Scouts of Japan voranzubringen. Die früheren Bedenken im Hinblick auf Spam-E-Mails, Malware und andere Sicherheitsprobleme wurden mit Gmail und durch die Datenschutzeinstellungen von Google teilweise ausgeräumt. Durch die Einrichtung von Google Sites können verschiedene Ortsgruppen und Mitglieder auf relevante Informationen wie Schulungen und Handbücher für Truppleiterinnen zugreifen. Dies ermöglicht nicht nur Echtzeitbenachrichtigungen, sondern Informationen können auch schnell mit den von Girl Scouts of Japan unterstützten Ortsgruppen und Mitgliedern geteilt werden.

Die Produkte von Google für Non-Profits haben nicht nur zu Verbesserungen der internen Abläufe geführt. Vor kurzem hat Girl Scouts of Japan begonnen, Google für Non-Profits auch für externe Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation einzusetzen. Mit AdGrants und YouTube baut die Organisation aktiv eine Onlinepräsenz auf, um neue Mitglieder zu gewinnen und über die fantastische Arbeit und die Veranstaltungen an den einzelnen Standorten zu informieren. Die YouTube-Videos illustrieren ihre Arbeit zur Stärkung des Selbstbewusstseins von Mädchen und jungen Frauen, einschließlich Teambildungsaktivitäten, Singalongs und lokalen Sommercamps.

Die Mitarbeiter nutzen Google Maps, um Informationen zu teilen und so letztendlich für höhere Besucherzahlen bei ihren Veranstaltungen zu sorgen. Außerdem möchten sie Nicht-Mitgliedern, die an der Arbeit der Pfadfinderinnen interessiert sind, mit Google Maps beim Auffinden von Veranstaltungen in ganz Japan helfen. Über Google Maps-APIs, die im Rahmen des Earth Outreach-Programms verfügbar sind, können sie aktuellen und potenziellen neuen Mitgliedern auch einen Überblick über ihren globalen Einfluss geben. Durch eine Kombination von Google Maps-APIs und YouTube wurde beispielsweise eine virtuelle Tour zu fünf Gebäuden von Pfadfinderinnen auf der ganzen Welt erstellt. Dies schafft eine weltweite Perspektive, durch die sich die Mitglieder als Teil einer größeren, weltweiten Gemeinschaft fühlen.

Die Tools von Google für Non-Profits tragen nicht nur zu einer durchgängigen Strukturierung und Effizienz der Programme von Girl Scouts of Japan bei, sondern helfen auch, die wichtige Arbeit zur Ermutigung und Befähigung von Mädchen und jungen Frauen sichtbar zu machen.

Rumiko Meguro, GSJ-Hauptsitz, PR- und Fundraising-Team

Ergebnis

Für eine große landesweite Organisation sind Skalierungsbemühungen der Schlüssel zum Erfolg. Mithilfe ihres E-Learning-Programms – die Inhalte wurden durch ein Google-Formular festgelegt – konnten mehr als 7.000 Mitglieder in unterschiedlichsten Bereichen geschult werden, angefangen bei Kenntnissen über Pfadfinderei bis hin zu Lebenskompetenzen. Aus finanzieller Sicht hat Google Workspace hochwertigere Sicherheitssysteme ermöglicht, die problemlos an mehreren Standorten implementiert werden können.

Mithilfe von Google Workspace konnte die Organisation ihre Abläufe wesentlich effizienter gestalten. Früher wurden Google-Produkte nur von einigen Mitarbeitern zu bestimmten Zwecken verwendet. Google Workspace war jedoch noch nicht in der gesamten Organisation eingerichtet. Daher mussten mehrere E-Mail-Konten verwaltet werden – was ein potenzielles Sicherheitsrisiko in sich barg. Nachdem die Organisation zu Google Workspace migriert war, hatten sämtliche Mitarbeiter für alle betrieblichen Anforderungen nur noch ein Konto, auf das sie von überall aus zugreifen konnten. Dadurch entfiel das Risiko, dass Dokumente von Mitarbeitern verloren gingen, wenn diese die Organisation verließen. Mit Google Workspace kann die große Organisation ihre Nutzer intern verwalten und die Mitarbeiter schnell und effizient benachrichtigen. Früher musste der für IT und Kommunikationstechnologie in der Organisation verantwortliche Mitarbeiter Kontoänderungsanfragen stellen, z. B. um neue Mitglieder hinzuzufügen oder um das Konto eines in Ruhestand gegangenen Mitarbeiters zu löschen. Dazu richtete er mithilfe einer Tabelle eine entsprechende Anfrage an den externen Anbieter. Mit Google Workspace müssen die Mitarbeiter nun weniger Zeit für derartige Kernaufgaben ihrer Organisation aufwenden und können sich mehr auf ihre Bemühungen konzentrieren, um immer mehr Mädchen und junge Frauen zu erreichen und die Arbeit ihres Programms fortzusetzen.

Außerdem sind die Organisation und ihre Bemühungen, Mädchen und junge Frauen in deren Entwicklung zu unterstützen, dank der Tools von Google für Non-Profits sichtbarer geworden. Früher wurden ihre Veranstaltungen auf einer Seite der Website in einer langen Liste mit Dutzenden von Veranstaltungen aufgelistet, die die Teilnehmer durchklicken mussten. Mit Google Maps konnte die Organisation eine Karte auf ihrer Website einbetten und in Echtzeit mit Veranstaltungen aktualisieren. Alle Veranstaltungen sind farblich nach Monat oder Thema – wie "Girl Scouts Day" (Pfadfinderinnen-Tag) – gekennzeichnet, damit Menschen, die an der Arbeit der Pfadfinderinnen interessiert sind, schneller lokale Ereignisse finden können. Die Organisation integrierte Veranstaltungen in Google Maps und visualisierte ihren Ort und konnte so – mit mehr als 18.000 Aufrufen von Veranstaltungsinformationen – die Besucherzahlen der Veranstaltungen steigern. Potenzielle Mitglieder müssen nicht mehr suchen, um das nächstgelegene Treffen zu finden, sondern können einfach die Karte aufrufen und erhalten dann die Gelegenheit, sich miteinander zu verbinden.

Der Schlüssel zum Erfolg von Girl Scouts of Japan liegt darin, Informationen über die wichtige Arbeit zu teilen, die die Organisation leistet, und den Einfluss auf Mädchen und junge Frauen anschaulich darzustellen. Da Ad Grants die Onlinepräsenz verbessert hat, gelangen nun über 3.000 Besucher pro Monat auf die Website. Dadurch stieg die Besucherzahl in nur zwei Monaten um 500 %. Für globale Kampagnen wie "Stop the Violence" erstellte die Organisation Anzeigen zur Förderung der Geschlechtergleichstellung und zum Schutz vor Gewalt, um in Japan die Aufmerksamkeit auf die Kampagne zu lenken und deren Medienpräsenz zu erhöhen. Ihr YouTube-Kanal enthält in diesem Sinne auch eine Playlist von Pfadfinderinnen, die als Teambildungsaktivität den von Kurt Schneider geschriebenen Klatschreim "I'll Think of You" singen. Viele Ortsgruppen und Gruppen haben ein Video zur Verfügung gestellt – bislang sind es 43 Beiträge. Sie dienen als Beispiele zur Darstellung der Aktivitäten von Girl Scouts of Japan und bringen durch Infokarten und Anmerkungen potenzielle neue Mitglieder auf die Website. Mit über 20.000 Aufrufen bei einigen Videos spielt YouTube eine wesentliche Rolle bei der Darstellung der Arbeit zur Förderung und Stärkung des Selbstbewusstseins von Mädchen und jungen Frauen.

Girl Scouts of Japan wartet mit Dutzenden von Programmen auf – angefangen bei einem gemeinsam mit der WAGGGS (World Association of Girl Guides and Girl Scouts) und der Kosmetikmarke Dove entwickelten Programm zur Steigerung des Selbstwertgefühls über die Kampagne "Stop the Violence", die zur Minderung von Gewalt gegen Frauen beitragen soll, bis hin zu verschiedenen Lagern und Veranstaltungen im ganzen Land. Die Tools von Google für Non-Profits tragen nicht nur zu einer durchgängigen Strukturierung und Effizienz dieser Programme bei, sondern helfen auch, die wichtige Arbeit zur Ermutigung und Befähigung von Mädchen und jungen Frauen sichtbar zu machen.